اتوماسیون اداری یا office automation به معنای مکانیزه کردن فرایند ها و گردش کار در سازمان است. این ابزار به سازمانها کمک می کنند تا وظایف و فرایندهای روزمره را به طور ایمن جمع آوری ، مدیریت، تجزیه و تحلیل کنند. نرم افزار اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی است وظیفه اصلی این سیستم الکترونیکی جمع آوری کردن پیام‌های الکترونیک و ذخیره مستندات خواهد بود و همچنین دیگر فرم‌های اداری را بین سازمانها و گروه‌های کاری توزیع می‌کند. بخش‌هایی از این سیستم شامل تصویربرداری مستندات، پردازش کلمه، تقویم و … میباشد.
مدیریت داده : سیستم های اتوماسیون اداری اغلب برای ردیابی داده های کوتاه مدت و بلند مدت در حوزه برنامه های مالی، برنامه های تخصیص نیروی کار، هزینه های بازاریابی، خرید موجودی و سایر جنبه های تجارت استفاده می شوند.
ذخیره سازی اطلاعات:اولین فعالیت در اتوماسیون اداری شامل سوابق اداری و سایر فرم ها و اسناد دفتر اصلی است.
تبادل داده ها: در حالی که ذخیره سازی و دستکاری داده ها جزء مهمی از یک سیستم اتوماسیون اداری است، تبادل آن اطلاعات نیز به همان اندازه مهم است.
با توجه به اینکه اتوماسیون اداری ابزاری برای یافتن راه حل مناسب برای کسب و کارها و کمک به اتوماسیون جریان کار است دارای مزایای بیشماری می باشد از جمله :
ذخیره سازی و مدیریت داده ها
بهبود فرآیند کسب و کار
کاهش هزینه با استفاده از اتوماسیون اداری
در گردش اسناد، امکان شفاف سازی و مدیریت به راحتی فراهم است
امکان مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کاربران فراهم است
امکان تعامل با سایر سازمانها فراهم است
اسناد و سوابق با کمترین حجم و امنیت بالا نگهداری میشود
امکان دسترسی راحت به اطلاعات
برگرفته از :
https://samatoos.ir/articles/office-automation-system/
درباره این سایت